NOTULEN
RAPAT PLENO I MASYINDO HCMC
Hari,tgl : Minggu, 27 April 2008
Tempat : Lotus Silver Meeting Room Bong Sen Hotel, Dong Khoi St. HCMC
Waktu : 13:00 – Selesai
Peserta : Pengurus, Ketua Bidang, Koordinator Area Masyindo HCMC.
Agenda : 1. Pemaparan visi Organisasi
2. Penetapan Domain Masyindo
3. Pembahasan prosedur organisasi dan korespondensi
4. Membahas Rencana kerja Pengurus
5. lain-lain
1. Pembukaan rapat oleh Ketua Umum Masyindo HCMC.
2. Pembacaan AD/ART dan daftar pengurus Masyindo HCMC oleh Ketua Umum Masyindo.
3. Permohonan kantor kesekretariatan Masyindo HCMC kepada KJRI yang diwakili Bp. Pohan. Hal
ini disampaikan langsung kepada pihak konsulat melalui Bp. Pohan dan akan diteruskan kepada
Bp. Konsul Jenderal RI. Masyindo HCMC juga akan menyampaikan permohonan secara tertulis.
Permohonan kantor kesekretariatan ini dimaksudkan agar organisasi Masyindo HCMC
mempunyai tempat atau pos bagi pengurus dalam menjalankan tugas dan memberikan kemudahan
bagi masyarakat dan pihak-pihak lain dalam hal surat menyurat , memperoleh informasi, dan jika
ada yang memerlukan bantuan organisasi.
Meskipun tidak setiap hari pengurus berkantor di kantor secretariat, tetapi organisasi Masyindo
akan menempatkan paling tidak satu perwakilannya di kantor sekretariat di konsulat , dalam hal
ini Bp. Pande Putu Agus Dedi Adnyana.
Sekretariat Umum akan menyiapkan surat proposal untuk ditujukan kepada Konsulat jenderal.
4. Pemaparan visi organisasi. Seperti yang sudah tercantum dalam AD/ART organisasi, Masyindo
HCMC adalah organisasi sosial kemasyarakatan yang bertujuan untuk menciptakan kerukunan
antar masyarakat Indonesia yang tinggal di Vietnam bag. Selatan dan membantu masyarakat
terutama yang tinggal di HCMC dan sekitarnya (Vietnam bag. Selatan) untuk memperoleh
kemudahan dalam hubungannya dengan KJRI. Demikian juga membantu tugas KJRI dalam
menjalankan program kerjanya.
5. Penetapan domain Masyindo. Dalam kesempatan ini Masyindo telah me-launching website yang
nantinya berisikan semua informasi, kegiatan dan semua program kerja pengurus dan bisa diakses
secara umum. Nantinya (masih tahap rencana), weblog Masyindo yang sudah ada sekarang akan
menjadi satu dengan website masyindo yang baru. Pembuatan website dengan domain
www.masyindo-hcmc-vn-org ini juga bertujuan untuk membantu pengurus dalam menjalankan
tugas2nya.
Dalam artian, setiap pengurus akan mendapatkan akses untuk mengirim dan menerima email
dengan domain masyindo sesuai dengan fungsi dan jabatannya masing2. Yang bertujuan untuk
membedakan antara komunikasi sebagai pengurus dan komunikasi sebagai pribadi. Dikarenakan
semua pengurus tidak bisa bertugas di satu tempat/kantor, maka komunikasi semacam ini
dimaksudkan agar pengurus tetap dapat menjalankan fungsi dan tanggung-jawabnya meskipun
berada ditempat yang berbeda.
Berikut adalah alamat website Masyindo HCMC dan email masing2 pengurus:
www.masyindo-hcmc-vn.org
Daftar Sementara Email pengurus:
ketua_umum@masyindo-hcmc-vn.org
sekum@masyindo-hcmc-vn.org
bendahara@masyindo-hcmc-vn.org
humas@masyindo-hcmc-vn.org
bid.sosial-masyarakat@masyindo-hcmc-vn.org
bid.rohani-islam@masyindo-hcmc-vn.org
bid.rohani-kristen@masyindo-hcmc.vn.org
bid.olahraga@masyindo-hcmc-vn.org
bid.senibudaya@masyindo-hcmc-vn.org
Alamat email lain untuk para Koordinator Area segera menyusul dan menunggu reply dari masing- masing pengurus tersebut.
Cara mengakses dan menggunakan email pengurus masyindo selanjutnya akan dijelaskan oleh administrator website, dalam hal ini Bp. Sugeng Endarsiwi melalui email.
6. Pembahasan prosedur organisasi dan korespondensi.
• Seperti dijelaskan diatas, karena pengurus tidak bisa berkantor di satu tempat, maka kita akan memaksimalkan fungsi email dan domain masyindo untuk saling berkomunikasi antar sesama pengurus. Di samping itu akan diadakan rapat berkala yang bertujuan untuk membahas dan mengevaluasi kerja dan program kerja pengurus Masyindo.
• Masing-masing ketua bidang dan koordinator area diperbolehkan untuk membuat tim kecil guna membantu kerja masing-masing ketua bidang dan koordinator area.
7. Pembahasan rencana kerja pengurus.
• Organisasi Masyindo HCMC mempunyai program kerja selama 2 tahun masa tugasnya.
• Program kerja organisasi dibuat berdasarkan program kerja masing-masing bidang.
• Masing-masing ketua bidang berkewajiban menyusun program kerja selama masa tugas 2 tahun dan bertanggung jawab dalam pelaksanaan program kerja tersebut.
• Masing-masing ketua bidang berkewajiban menyerahkan program kerjanya kepada sekjen yang nantinya akan dirangkum ke dalam satu program kerja organisasi.
• Sekum bertugas menyusun format program kerja setiap ketua bidang dan koordinator area yang nantinya diisi dan dilengkapi untuk kemudian diserahkan kembali kepada sekum oleh masing-masing ketua bidang melalui email.
• Program kerja organisasi akan dikoordinasikan dengan bendahara untuk membuat perkiraan anggaran dari masing-masing bidang dan harus mendapatkan persetujuan pengurus untuk setiap pengeluaran dana organisasi.
• Masing-masing koordinator area bertugas melakukan pendataan dan/atau pendaftaran masyarakat Indonesia di masing-masing areanya.
• Format pendataan/pendaftaran akan disiapkan oleh sekum dan diserahkan kembali kepada sekjen untuk disusun ke dalam database keanggotaan organisasi.
8. Hal-hal yang berhubungan dengan organisasi akan dibicarakan nanti, sejalan dengan tugas dan berjalannya program kerja pengurus Masyindo.
9. Penutupan rapat Masyindo oleh Ketua umum.
10. Makan malam bersama di restoran Bong Sen Hotel.
Daftar hadir rapat Masyindo HCMC, tgl 27 April 2008:
1. Bp. Poernomo Hadi
2. Bp. Rachmad Setiyono
3. Bp. Sugeng Endarsiwi
4. Ibu Efi Mas
5. Ibu Tini Tinnemeyer
6. Ibu Jessica Leonardi
7. Sdr. Herdiyanto
8. Ibu Pande Ketut Wuri Handayani
9. Bp. M. Alimudin A. Pohan
10. Bp. Pande Putu Agus Dedi Adnyana
11. Bp. Sunardi
12. Sdr. Yoppy Kurniawan
13. Sdr. Nanang Asandi
14. Sdr. Eko Wahyu Hidayat
15. Sdr. M. Aulia Sofjan
16. Ibu Rita Ariyanti
17. Ibu Meidy Lindekilde
Post a Comment